Projectplanning

Ik geloof er vast in dat projecten maximale slagingskans hebben wanneer de mensen die het werk moeten uitvoeren een wezenlijke inbreng hebben in de projectaanpak en de planning. Pas dan krijg je ook voor elkaar dat mensen zich op een constructieve manier aan het project committeren.

Ten aanzien van projectplanning houd ik er een paar belangrijke hoofdregels op na. Bijvoorbeeld: de projectplanning is een communicatiemiddel om mensen uit te leggen wat ze moeten doen, wanneer hun werk af moet zijn en hoe de projectvoortgang daarvan afhangt. Als je een planning hebt die zo complex is dat alleen de planner hem nog snapt, dan mist het zijn doel.

Een andere regel is: een planning reflecteert enkel de beste voorspelling van de toekomst op het moment dat die planning werd gemaakt. Er zijn veel mensen die maar blijven proberen om de realiteit aan te passen aan de planning in plaats van andersom. Meestal leidt dat tot teleurstellingen. In de loop van het project verandert de wereld en de planning dient daarop aangepast te worden. De goede vraag is: “hoe bereiken we ons doel gegeven waar we nu staan en wat we nu weten?”.

De techniek die ik voor project planning hanteer maakt gebruik van PERT projectschema’s en benadrukt volstrekte duidelijkheid ten aanzien van deliverables. In projecten komt het vaak voor dat deliverables niet voldoen aan de verwachting van de ontvanger, met vertraging of meerkosten tot gevolg. In mijn aanpak wordt dat voorkomen door aan het begin van het project en volgens een vaste structuur de deliverables voor elke fase van het project te beschrijven en te formaliseren. Dit is vaak een lastige fase: mensen ervaren het als formeel en “gedoe”. De ervaring leert echter dat het zichzelf dubbel en dwars terugbetaalt. De kosten gaan ook hier voor de baten uit.